Adjoint·e aux opérations

Description du rôle

L’adjoint·e aux opérations veille au bon déroulement des activités quotidiennes en assurant un soutien administratif essentiel aux équipes du Lévis Centre des congrès. Il·Elle joue un rôle clé dans la préparation, la gestion et la diffusion des documents nécessaires à la réalisation des opérations et des événements, tout en contribuant à la fluidité de la communication entre les différents départements. Membre important de l’équipe des opérations, il·elle est reconnu·e pour sa rigueur, son sens de l’organisation et sa capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique. Il·Elle aime relever les défis et contribue activement à l’optimisation du déroulement des activités.

Principales fonctions

• Préparer, imprimer et distribuer les contrats banquets liés aux opérations et aux événements

• Préparer, organiser et mettre à jour les documents et outils opérationnels (menus, listes de vins, programmation des visuels, tableaux et suivis divers)

• Effectuer la comptabilisation et le balancement des bars

• Contribuer à la gestion des opérations monétaires du département (petite caisse, pourboire, monnaie, etc.)

• Effectuer la validation et l’approbation des heures des employés

• Produire les tableaux de paie pour les différents chefs de départements

• Produire et mettre à jour divers rapports et tableaux liés aux opérations et aux événements

• Participer aux suivis administratifs de fin de mois (inventaires, dépôts et documents associés)

• Participer aux rencontres hebdomadaires du département des opérations

• Offrir un soutien administratif aux équipes selon les besoins

• Collaborer à la préparation et au suivi des éléments opérationnels récurrents liés aux événements et à l’occupation

• Accueillir les clients et les diriger vers les personnes appropriées

• Répondre aux appels téléphoniques entrants et acheminer les demandes vers les bonnes personnes

Qualifications requises

• DES essentiel et AEC en gestion d’événements ou en hôtellerie est un atout

• Expérience en administration ou en comptabilité

• Excellente maîtrise du français (oral et écrit)

• Anglais fonctionnel (oral et écrit)

• Très bonne maîtrise de la suite Office

Profil recherché

• Sens développé de l’organisation et grande rigueur

• Gestion des priorités dans un environnement dynamique et en constante évolution

• Grande capacité d’adaptation et aisance à composer avec les interruptions et les imprévus du quotidien

• Esprit d’équipe, autonomie et souci du travail bien fait dans un contexte de collaboration constante

Conditions de travail

Salaire : Selon expérience

Horaire de jour à déterminer : 37,5 heures par semaine

Conditions :

• Taux réduit pour voyager dans les hôtels Marriott à travers le monde

• Assurances collectives

• Régime de retraite

• Conciliation famille-travail

• Stationnement gratuit

Date d'entrée en fonction : Dès que possible