Coordonnateur·trice aux ventes et aux événements

Description du rôle

Sous la responsabilité de la directrice du développement des affaires, le·la coordonnateur·trice aux ventes et aux événements assure un soutien administratif essentiel à l’équipe de développement des affaires. Il·Elle collabore étroitement avec les déléguées au développement des affaires, qui demeurent le point de contact direct avec la clientèle pour les groupes. Pour certains événements, il·elle assure la coordination de l’événement en assurant la préparation des documents et l’accompagnement des clients. 

Principales fonctions

• Collaborer étroitement avec les déléguées au développement des affaires dans la préparation des propositions, des soumissions et des contrats de vente 

• Effectuer la préparation des contrats et des propositions selon les besoins et demandes des clients transmis par les déléguées au développement des affaires 

• Procéder à l’envoi des propositions et des contrats 

• Effectuer le suivi des propositions et des contrats transmis en confirmant leur réception et, en collaboration avec les délégué·es, en déterminant si des précisions supplémentaires sont requises 

• Effectuer la validation des contrats 

• Assurer la maximisation des espaces de location de salles 

• Effectuer la saisie et la mise à jour des données dans Salesforce ainsi que dans les logiciels de gestion hôtelière de Marriott 

• Assurer la gestion du marché des tours en totalité, en soutien aux délégué·es 

• Soutenir les délégué(e)s au développement des affaires dans le traitement des demandes entrantes 

• Coordonner certains événements, en assurant la préparation des contrats banquet, l’accompagnement du client dans l’organisation de son événement et la transmission des informations requises aux départements concernés 

• Coordonner la préparation des visites clients dans l’établissement 

• Effectuer les suivis avec la clientèle à la suite des événements, afin d’assurer sa fidélisation 

• Transmettre le dossier à la coordonnatrice aux événements une fois le contrat signé, pour les groupes ne relevant pas de sa propre coordination 

Qualifications requises

• DEC en gestion hôtelière, tourisme, vente ou administration 

• Idéalement 1 à 3 ans d’expérience en coordination, service à la clientèle ou vente en milieu hôtelier 

• Bilinguisme fluide (français et anglais), tant à l’oral qu’à l’écrit 

• Maîtrise de la suite Office et des outils informatiques hôteliers 

• Connaissance du logiciel Salesforce (un atout) 

Profil recherché

• Grand sens de l’organisation et souci du détail prononcé 

• Excellente capacité à évoluer dans un environnement dynamique 

• Esprit d’équipe et habiletés de communication 

• Rigueur administrative et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément 

Conditions de travail

Salaire : Selon expérience

Horaire de jour à déterminer : 37,5 heures par semaine

Conditions :

• Taux réduit pour voyager dans les hôtels Marriott à travers le monde

• Assurances collectives

• Régime de retraite

• Conciliation famille-travail

• Stationnement gratuit

Date d'entrée en fonction : Dès que possible